Datenschutz / DSGVO

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist der Betreiber der VEFKapp.de, soweit er die Plattform, Benutzerverwaltung, Sicherheit, Support und eigene Kundendaten verarbeitet. Bei Nutzung durch Kunden fuer deren eigene Inhalte bleibt der jeweilige Kunde fuer seine eingebrachten Personen-, Kunden-, Dokument- und Fachinformationen verantwortlich; je nach Vertragsmodell verarbeitet der Betreiber diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Kontakt

Datenschutzanfragen bitte an info@vefkapp.de richten, bis eine gesonderte Datenschutzadresse eingetragen ist.

Datenschutzbeauftragter

Datenschutzbeauftragter: bitte final eintragen, falls gesetzlich erforderlich oder freiwillig benannt. Wenn kein Datenschutzbeauftragter benannt ist, diesen Hinweis entsprechend ersetzen.

Zwecke, Hosting und Aufbewahrung

Die VEFKapp verarbeitet personenbezogene und betriebliche Daten zur Bereitstellung eines geschuetzten Kunden- und Mandanten-Hubs fuer VEFK-, Elektrosicherheits- und Organisationsprozesse. Dazu gehoeren Benutzerkonten, Login- und Rolleninformationen, Mandanten- und Kundenfreigaben, Kundenstammdaten, Ansprechpartner, Dokument-Metadaten, optionale Uploads/Dokumente, App-Daten aus Bereichen wie Zertifikate, Audit, Gefaehrdungsbeurteilungen, Begehungen, Qualifikationsmatrix, Arbeitsanweisungen, Monatsberichte, ProjektRadar und Routenplaner sowie technische Protokolle fuer Sicherheit und Fehleranalyse. Zwecke sind Authentifizierung, Zugriffsschutz, Mandantentrennung, fachliche Dokumentation, Nachweisfuehrung, Kundenverwaltung, App-Nutzung, Datensicherung, Support, Missbrauchsvermeidung und Betriebssicherheit. Rechtsgrundlagen sind je nach Fall Vertragserfuellung, berechtigte Interessen an sicherem Betrieb, gesetzliche Pflichten, Einwilligung fuer optionale Funktionen und Auftragsverarbeitung fuer Kundendaten.

Hosting/Empfaenger

Die VEFKapp wird als webbasierte Fachanwendung auf einem IONOS-Server/VPS betrieben. Die Domain vefkapp.de und die Serverinfrastruktur werden ueber IONOS bereitgestellt. Die Anwendung nutzt eine PostgreSQL-Datenbank, rollenbasierte Zugriffe, HTTPS-Verschluesselung und Server-Backups. IONOS ist fuer das Hosting der technischen Infrastruktur ein Dienstleister/Auftragsverarbeiter. Mit IONOS ist die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zu pruefen bzw. vertraglich sicherzustellen. Nach Angaben von IONOS ist eine AVV fuer neue Vertraege seit 19.07.2022 Bestandteil der IONOS-AGB; fuer aeltere Vertraege muss sie ggf. separat abgeschlossen werden.

Unterauftragnehmer

Wesentliche Dienstleister/Empfaenger: IONOS fuer Hosting, Domain, DNS/SSL und Serverinfrastruktur; optional IONOS oder ein anderer Maildienst fuer Passwort- und Einladungs-E-Mails, sobald SMTP aktiv genutzt wird; optional OpenAI/ChatGPT-API nur, wenn KI-Funktionen aktiv konfiguriert und durch berechtigte Nutzer verwendet werden. Eine Weitergabe an weitere Dienstleister erfolgt nur, soweit sie fuer Betrieb, Sicherheit, Support oder vertragliche Leistungserbringung erforderlich ist. Konkrete Unterauftragnehmer und Verarbeitungsorte muessen vor Produktivvertrieb final im Vertrag/AVV gepflegt werden.

Speicherdauer

Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie fuer Vertragserfuellung, fachliche Nachweise, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Support, Sicherheit oder vereinbarte Kundenleistungen erforderlich sind. Mandanten-, Kunden-, App- und Dokumentdaten koennen durch berechtigte Administratoren verwaltet werden. Loeschungen und Exporte erfolgen nach Berechtigung, Vertrag und dokumentiertem Verfahren. Technische Logs werden auf das notwendige Mass begrenzt und regelmaessig rotiert. Backups werden zeitlich begrenzt aufbewahrt und dienen ausschliesslich Wiederherstellung, Betriebssicherheit und Nachweis der Integritaet.